1 Minuto de Aprendizaje

Cuatro sugerencias para escribir mejores e-mails

 

En algún momento nos hemos preguntado al escribir un documento cuál sería la mejor manera de redactarlo, justamente de eso se tratan las siguientes recomendaciones:

1. Un llamado a la acción. El elemento más importante que distingue cualquier escrito  es el llamado a la acción. La redacción de negocios tiene como objetivo hacer que la audiencia haga algo: invertir en algo, llenar un formulario, cumplir con el envío de algo o evacuar un edificio de manera ordenada. 

2. Menciona las cosas inmediatamente. A M. Night Shyamalan se le paga por sorprender a la gente. A nosotros se nos paga por no sorprender a nuestros jefes. Cualquiera que sea el propósito de tu escrito, descríbelo claramente en la primera línea. El misterio y las historias son maneras magníficas de entretener y enseñar. Por ello indica de inmediato lo que quiere decir.

 3. No asumas. Permite al lector saber cuáles son los pensamientos que han sucedido entre bastidores. Y cuando hagas tu seguimiento, no asumas que todos recordarán todo lo que has informado o que todos entiendan acrónimos o palabras extrañas a la primera. Si temes que un término o referencia podría generar un  momento de confusión, sólo debes explicarlo.

 Preguntas que debes hacer: ¿Estoy partiendo de lo que ya sabe la audiencia o de lo que yo creo que deberían saber? ¿Estoy escondiendo sin querer algo al lector? De ser así, ¿para qué lo quiero sorprender más adelante?

 4. Piense las cosas. ¿Cuántas veces has recibido un e-mail que pregunta “¿qué opina usted?”, seguido por una cadena de mensajes reenviados? Lo que el autor de ese e-mail está diciendo es: “No quiero tomarme la molestia de explicar mi razonamiento ni de señalar en qué debería centrarse el lector”. Cuando redactes un e-mail, asegúrate de explicar lo que esperas y en qué quieres que se centre el lector. 

Preguntas que debes hacer: ¿Mi e-mail describe mis opiniones y opciones, de modo que el lector pueda responder a ellas?  De no ser así, ¿por qué estoy tratando de obligarlos a adivinar lo que pienso?

En tu opinión, ¿qué hace que una redacción de negocios sea buena o mala? ¿Es algo que se puede enseñar o es necesario tener el don de la comunicación? ¿Cuáles son sus sugerencias?