10 ideas prácticas para tener una retroalimentación efectiva

La retroalimentación es una ventaja competitiva, su propósito es compartir sugerencias, preocupaciones y observaciones identificadas en algún acto o proceso, enfocadas a mejorar su funcionamiento, eliminar errores, fallas y vicios en los equipos de trabajo.

Formemos el hábito de revisar y analizar la forma en que trabajamos para facilitarnos la vida a todos y evitar repetir los mismos errores que nos impiden evolucionar.

Solemos encontrar que las cosas se siguen haciendo de la misma forma, no porque posean un sistema operativo efectivo, sino porque carecen de innovación. En estos casos, la falta de comunicación y asertividad es uno de esos problemas que hay que enfrentar para evitar repetir errores y practicas ineficientes. Con ello la posibilidad de convertirnos en una organización inteligente, en las que el aprendizaje constante  permita desarrollar mejores ejecuciones, reducir costos, incrementar la efectividad, innovar y desarrollar equipos de alto desempeño.

Hemos desvirtuado la idea de recibir retroalimentación, ya que pensamos que se tratará de recibir críticas sobre cuestiones negativas. Lo ideal es pensar que es una oportunidad enriquecedora y de gran ayuda para generar aprendizaje y mejorar la productividad sin convertirlo en un espacio para criticar el desempeño de otros.

Podemos recuperar el verdadero sentido de la retroalimentación, cuando aprendamos a dar y recibir retroalimentación de manera profesional sin ofendernos, aprendiendo a escuchar, a comunicarnos y tomarla como oportunidad de mejora.

En la actualidad, las virtudes de una empresa exitosa son sistematizar sus procesos de aprendizaje, para ello se necesita capitalizar nuestros aciertos y equivocaciones.

Cuando realicemos una actividad o cumplamos un ciclo o proceso es importante analizar qué hicimos bien, qué podemos mejorar y qué debemos evitar que vuelva a suceder e identificar que originó los puntos anteriores, sino llevamos a cabo estos procesos o tenemos una actitud propositiva, seguramente habrá consecuencias negativas. 

Te invitamos a llevar a la practica los siguientes puntos para sacar el máximo provecho de los procesos de retroalimentación:

1. Dar retroinformación debe ser un proceso constante: El propósito central es generar aprendizaje y mejoras. Evitar que las sesiones de retroalimentación sean cada seis meses o en la evaluación anual de desempeño. Imagina a un tenista o jugador de golf cuyo entrenador solo le dice que debe mejorar una o dos veces al año. Seria terrible, ya que para ese momento seguramente ya perdió torneos, lo que debe suceder es retroalimentar después de cada torneo o incluso durante el mismo, de esta manera puede corregir a tiempo y mejorar resultados de inmediato.

2.  Retroalimentar debe ser algo establecido como norma: Es importante incluir la sesión de retroinformación como parte formal de todo proceso. En proyectos cortos lo recomendable es hacerlo una vez terminados los mismos y en procesos de mayor duración conviene programar varias sesiones, así se pueden ir corrigiendo los errores y capitalizando los aciertos a lo largo del camino.

3. La retroalimentación no es un debate: Este es un punto que se olvida y por lo general se convierte en una batalla de argumentos, cuando alguien nos da retroalimentación lo único que deberemos hacer es  escuchar, anotar y decidir qué vamos a tomar para nuestro crecimiento y que ideas vamos a desechar.

4. Da retroalimentación basada en hechos: Las personas opinamos con base en nuestras interpretaciones y perdemos objetividad, para evitarlo debemos buscar y comentar los hechos, describir lo que sucedió, el comportamiento observado y citar ejemplos. Evita juzgar a la persona. Por ejemplo: se percibe distinto decir: “noto falta de compromiso en tus resultados (comportamiento observado), que decir “eres un flojo, ineficiente” (crítica directa).

5. El proceso ideal es cara a cara: Aunque la tecnología nos permite crear sesiones a distancia, en estos casos utilizar el video para ver al otro. Compartir la información mirando a los ojos de la persona no romperá la confianza y aumentará la efectividad del proceso.

6. Da retroalimentación sobre cosas que la otra persona puede cambiar. La idea es generar aprendizaje y mejoras, por lo mismo el enfoque de la conversación debe girar sobre situaciones que la persona puede modificar.

7. Da retroalimentación a quienes estén presentes: Algunas personas confunden retroalimentar con hablar de los ausentes, esto no es retroalimentación, es chisme; debe darse a la persona indicada.

8. Debe ser oportuna: No debemos permitir que pase mucho tiempo para compartirla, de nada servirá dar retro sobre algo que sucedió hace semanas o meses. Entre más pronto mejor y si es inmediata, mucho mejor.

9. Da retroalimentación con la intención de ayudar, no de castigar: Antes de llevar a cabo una retro debemos anotar en una hoja los puntos clave a abordar, identificar los hechos que citaremos y verificar que nuestra intención no sea desacreditar ni ofender.

Utilicemos la retroalimentación como acción común en nuestros procesos de mejora, tanto personales como grupales. Recordemos que no sólo debemos estar dispuestos a darla, sino también necesitamos recibirla, en beneficio de nuestro crecimiento; ello implica humildad y actitud de ofrecer mejores prácticas.

Adopta estas ideas para incrementar tu efectividad en este proceso, Únete al compromiso de poner en práctica las sugerencias de mejora que te hagan sentido para facilitar el camino a nosotros mismos y a los demás y a su vez ayudar a quien retroalimentamos para que actúen sobre sus propios retos.